Af en toe is een update van de tools die ik gebruik nodig. In dit geval ook het risicoregister.
LEAM heeft o.a. als doel om Asset Management zo praktisch mogelijk handen en voeten te geven op een wijze die past binnen een organisatie zonder de bestaande richtlijnen uit het oog te verliezen. LEAM zorgt voor verandering door het ontwikkelen van het leervermogen in uw organisatie toepasbaar te maken. Daarbij kunnen instrumenten ondersteunend zijn, zoals het Assetmanagement Risico Register.
Dit register helpt bij het vastleggen van risico’s. Van elk ingevoerde gebeurtenis kan het risico worden bepaald aan de hand van een bedrijfswaardenmatrix. De risicopositie wordt weergegeven, evenals het “monetair equivalent”. Dit is het risico uitgedrukt in geld. Het risicoregister (of deze ARR) wordt gebruikt in stap 2 van de zeven assetmanagement stappen. Het ARR levert naast een overzicht van het totaal aan risico’s ook een beeld van alle risico’s op. Dit kan eenvoudig worden geprint. In het register kunnen ook maatregelen ingevuld worden en het verwachte risiconiveau na het nemen van de maatregelen.
aanpassingen
De eerste versie van het risicoregister verscheen in januari 2019. Vier jaar later de 3e update van het programma. Naast enkel bugfixes (het blijft Excel) zijn enkele formules vervangen die makkelijker en sneller werken. Deze formules zijn inmiddels gangbaar binnen office 365 vanaf 2019.
Ook is een macro toegevoegd om snel gegevens te verversen van een grafiek op het dashboard. Deze werkt enkel als de macro functionaliteit is ingeschakeld. Mocht je dat niet willen, dan kunnen gegevens ververst worden in het menu van Excel zelf. Het kan ook zijn dat Microsoft deze automatisch uitschakelt als de bron niet wordt vertrouwd. Wat je dan kunt doen lees je hier. Of je download de versie zonder macro, die werkt altijd.
Gratis
De update van het risicoregister kan je gratis downloaden, mits voor eigen gebruik en niet voor het commercieel inzetten. In dat geval ga ik er vanuit dat je contact met mij opneemt. Je hoeft je niet te registreren of op een andere manier gegevens achter laten. Vind je het een makkelijke tool die jou verder helpt, dan is het grootste geschenk dat je het verder onder de aandacht brengt.
NB. Het risicoregister is geschikt voor organisaties die de eerste stappen zetten met assetmanagement en waarbij het risicomanagement nog ontwikkeld moet worden. Organisaties die hier al verder mee zijn, kunnen beter gebruik maken van commerciële risicoregisters.
Wat zijn het toch mooie cadeautjes als je een team mag begeleiden op thema’s die doorgaans als “de zachte kant” worden getypeerd. Niets is minder waar. De zachte kant is randvoorwaardelijk om de harde goed in te kunnen vullen.
Afgelopen 20 maart heb ik het team assetmanagement van drinkwaterbedrijf Oasen mogen begeleiden. Centraal stond het thema verbinden. Verbinden met jezelf, met elkaar en met de doelen van het team voor 2023. Wat zich laat zien op zo’n dag is (h)erkenning, begrip, waardering, begrenzing en duidelijkheid. Aan het einde van de dag had iedereen een goed gevulde agenda aan acties en onderlinge afspraken vanuit de eigen verantwoordelijkheid en vanuit hulpvragen aan collega’s. Dit team zal groeien en bloeien in de samenwerking.
Te beginnen met een volgende team-dag eind mei met een inhoudelijk thema: de risicomatrix en het gebruik ervan.
Verbinden met de doelen en met elkaar met behulp van het “spaakwiel”
Over Oasen
Oasen zorgt dat 750.000 mensen en 7.500 bedrijven in het oosten van Zuid-Holland altijd onberispelijk drinkwater uit de kraan krijgen.
Oasen is een maatschappelijk drinkwaterbedrijf. Zij zorgen op duurzame wijze voor drinkwater voor hun klanten. De volksgezondheid staat daarbij voorop. Oasen heeft als uitgangspunt dat ze drinkwater aan hun klanten willen leveren op een beter dan mogelijke manier. Hun streven is dat de druppel uit de kraan van de klant van perfecte, onberispelijke kwaliteit is.
Het voorzieningsgebied van Oasen ligt op een bijzondere plek in Nederland: het Groene Hart. Dit waterrijke veenweidegebied kenmerkt zich door veel natuur en water. Het gebied is ook bekend om de slappe veenbodem. Dit stelt eisen aan de leidingen die Oasen in de bodem heeft liggen en de installaties waarmee het opgepompte grondwater wordt gezuiverd.
Wil jij ook groeien als team? Neem gerust contact op.
De stuurgroep van een project verleend decharge als een project (succesvol) is afgerond. Het is een manier om formeel stil te staan bij de successen van het project. En om vast te stellen dat aan de eisen en verwachtingen van het project voldaan.
Decharge met een glimlach
Het verlenen van een decharge – laten we het de formele afronding noemen – mocht ik afgelopen week meemaken bij Waternet. Een kort maar hevig project waarin ruim 40 medewerkers hun input voor hebben geleverd. In krap vier maanden tijd is van alle beheerobjecten over alle technische installaties een risicoprofiel vastgesteld bij functioneel falen. De resultaten hebben letterlijk geleid tot een glimlach. Zowel bij de stuurgroep als bij het management.
Beeldvorming
Waternet streeft naar een excellent en toekomstbestendig beheer van de watercyclus en gebruikt daarvoor de methodiek van Assetmanagement. Assetmanagement gaat over keuzes maken. Keuzes die moeten leiden tot een optimale bijdrage in het functioneren van een veilige en schone leefomgeving. Voor Waternet staan daarbij de waterketen, het watersysteem en drinkwater centraal. Waternet wil assetmanagement mede vormgeven door slim gebruik te maken van data. Zodat steeds beter onderbouwd kan worden waarom en welke keuzes er gemaakt worden. De keuzes voor maatregelen die nodig zijn om te blijven voldoen aan de wettelijke taken, maar ook in het streven een duurzame en betrouwbare partner te zijn voor Amsterdam en AGV. Om samen te werken aan het doel een veilige en schone leefomgeving te verkrijgen én te behouden.
In de strategische assetmanagementplannen (SAMP) van Waternet zijn de doelen beschreven en uitgewerkt. Ze vormen de kapstok van alle keuzes (investeringen, vervangingen, onderhoud, etc.) die Waternet maakt. Uitgaande van het principe dat je een euro slechts één keer kan uitgeven, streeft Waternet niet alleen naar het maken van de juiste keuzes, maar ook naar de grootste toegevoegde “waarde” van die euro. Dat doet ze door “waarde” als meer te beschouwen dan enkel financiële waarde. Voor publieke voorzieningen als infrastructuren spelen namelijk ook andere waarden een rol zoals bijvoorbeeld: Veiligheid, Milieu en omgeving en Imago en dienstverlening.
Feature risicoprofielen
Door mogelijke gebeurtenissen (risico’s) te wegen aan de hand van deze waarden (bedrijfswaarden) is Waternet in staat om – in combinatie met kosten en gewenste prestaties – een oordeel te geven of een gebeurtenis acceptabel is of niet indien deze zich ondanks alle inspanningen toch voordoet. Het in kaart brengen van mogelijke gebeurtenissen biedt de mogelijkheid maatregelen en andere activiteiten te nemen.
Met de feature “risicoprofielen beheerobjecten” is op een slimme manier invulling gegeven aan het aspect risico’s. De doelstelling om assetmanagement werkbaar te maken op een data-gedreven manier in 2024 vraagt om inzicht in de staat van de assets en welke risico’s die assets kunnen hebben op de bedrijfswaarden van Waternet. De assets dienen de waarden – en dus doelen – te ondersteunen in plaats van te ondermijnen bij uitval.
Slim prioriteren is de titel van het adviesrapport
Werkwijze
Waternet heeft een enorme hoeveelheid ervaringskennis die al dan niet is vastgelegd in diverse systemen en werkwijzen. Om een antwoord te geven op de vraag welke assets data-gedreven moeten zijn ingericht in 2024 moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan.
Het is nodig om de verschillende bronnen van kennis (en data) vergelijkbaar te maken.
Er wordt een uitspraak gedaan over de criticaliteit van de beheerobjecten onderling (binnen een assetgroep) en in een vergelijk met beheerobjecten (tussen assetgroepen).
De kapstok is het bedrijfswaardenmodel van Waternet.
Deze waarden zijn op een eenduidige wijze geïnterpreteerd.
Invulling van de voorwaarden
Ad1. De opzet van één format (lijst met beheerobjecten en onderscheidende criteria) voor alle assetgroepen maakt een snel vergelijk mogelijk. Daarbij is bewust ruimte gelaten voor bestaande informatie en lopende projecten en initiatieven. Iedereen werkt op eenzelfde wijze toe naar het resultaat per assetgroep.
Ad2. Met voorbeelden en bijeenkomsten is uitleg gegeven over het belang van onderscheidende criteria. Ook is er een team stand-by om zo nodig directe ondersteuning te bieden en/of deels te ontzorgen. Er wordt gewerkt met onderscheidende criteria om afzonderlijk behandelen van beheerobjecten te voorkomen. Wel worden de beheerobjecten als generiek beschouwd bij het bepalen van het risicoprofiel. Het risicoprofiel geldt dan in principe voor elk beheerobject (bijvoorbeeld voor elk gemaal), maar de onderscheidende criteria bepalen de mate waarin elk gemaal bijdraagt aan dat generieke risico.
Ad3. Om een vergelijk binnen en tussen assetgroepen te kunnen maken is eenduidigheid nodig. De bedrijfswaarden van Waternet zijn de kapstok voor het nemen van besluiten. De risicoprofielen zijn uitgedrukt in een monetair equivalent van de verschillende risico’s per bedrijfswaarde die optreden bij uitval van een beheerobject. Dit equivalent is afgeleid van de bedrijfswaarden en wordt voor iedere assetgroep op eenzelfde wijze geïnterpreteerd. Het equivalent maakt een vergelijk binnen en buiten de assetgroepen mogelijk en geeft een financiële waarde aan de risico’s en daarmee nieuwe inzichten.
Ad4. Een vergelijk valt of staat met de interpretatie van de invulling om tot dat vergelijk te komen. Er is een beroep gedaan op de kennis en kunde van vele specialisten op diverse terreinen om de risicoprofielen vanuit verschillende perspectieven te kunnen belichten. De opzet van de bedrijfswaardenmatrix van Waternet verkleind de kans op foutieve invulling door interpretatieverschillen. Dit traject is zoveel mogelijk begeleid.
Resultaat
De aanpak is heel effectief geweest en heeft antwoord gegeven op de vragen uit de werkwijze. Het toepasbaar maken van de bedrijfswaarden~ / risicomatrix op een zelfde wijze over alle assetgroepen is niet eerder op deze manier aangepakt. Het is nu mogelijk geworden een onderling vergelijk van beheerobjecten binnen assetgroepen en tussen assetgroepen te maken. Er zijn directe aanbevelingen gedaan (in lijn met de opdracht) en indirecte aanbeveling ten aanzien van de algehele bedrijfsvoering. Terecht een decharge met een glimlach!
