Rollen (en verantwoordelijkheden)

Assetmanagement gaat over keuzes maken en om tot die keuzes te komen zijn er verschillende processen die doorlopen worden. Die processen worden deels ondersteund door tools en deels door organisatorische afspraken. Assetmanagement kan heel klein zijn, maar ook heel groot. Het is afhankelijk wat een organisatie wel en niet wilt scharen onder de assetmanagement processen.

De ISO 55000 norm geeft een brede blik over wat er geregeld zou moeten worden indien assetmanagement conform deze norm gestalte wordt gegeven. Wat de norm niet voorschrijft zijn welke rollen een verantwoordelijkheid hebben. Echter is het zogenaamde drie-rollen-model erg gangbaar.

Dit model beschrijft de rol van de asset eigenaar, assetmanager en de dienstverlener. Deze rollen worden ook wel gekoppeld aan de drie organisatieniveaus van strategie, tactisch en operationeel.

Belangrijker is echter wat de primaire focus is van de drie rollen. Veel organisaties die aan de slag willen met assetmanagement hebben deze rollen niet belegd en daarmee is meteen een onduidelijkheid gecreëerd. Enerzijds in de verwachtingen tussen diegene die de richting moeten aangeven en de anderen die daar invulling aan moeten geven. Ofwel, de strategische rol wordt onvoldoende opgepakt. Dit gat wordt geprobeerd op te vullen door medewerkers met een tactisch rol of taak maar deze loopt tegen hun grenzen van bevoegdheid aan.

De primaire focus van de asset eigenaar is de juiste richting aangeven. Rekening houdend met de verwachtingen van de belanghebbenden van de organisatie.

Voor de assetmanager zou de primaire focus moeten liggen op de goede dingen doen. Of zoals in de figuur, de assetmanager bepaalt “wat” de organisatie moet doen.

De dienstverlener (of service provider) bepaalt het “hoe” en de primaire focus ligt daarmee op dit zo slim mogelijk doen.

Dat de asset eigenaar de richting aangeeft, betekent ook dat de eigenaar aangeeft welke prestaties worden verlangd en welk risiconiveau nog acceptabel is voor de omgeving waarin de asset eigenaar zich bevindt.

Omdat de “wat” vraag enkel beantwoord kan worden aan de hand van risico’s en kansen, is het risicomanagement een typische verantwoordelijkheid van de assetmanager. Daar heeft hij hulp bij nodig. Enerzijds van de dienstverlener (technische aspecten) maar zeker ook van die mensen die de omgeving kennen. Vanuit de risico’s worden nieuwe mitigerende maatregelen bedacht.

De dienstverlener zorgt voor de juiste uitvoering van de maatregelen. En tevens zorgt deze voor het onderhoud. De informatie die daarbij wordt verzameld is belangrijke informatie voor de assetmanager. Bijvoorbeeld voor het in kaart brengen van de risico’s.

Samen verantwoordelijk

Assetmanager en dienstverlener kunnen dus niet zonder elkaar. Ze zijn samen verantwoordelijk dat aan de richting van de asset eigenaar wordt voldaan. Daarbij is niet gezegd dat deze rollen bij slechts één partij zijn onder gebracht. Vaak zijn er meerdere dienstverleners, net zoals er meerdere assetmanagers kunnen zijn. De asset eigenaar staat op zich. Er is er maar een die de richting bepaald!

En diegene die de richting bepaalt, bepaalt ook hoeveel budget daarvoor beschikbaar wordt gesteld. In het ideale geval aan de dienstverlener. Dit zorgt ervoor dat de rolverdeling duidelijk blijft, er geen afhankelijkheid ontstaat en er geen valse verantwoordelijkheden ontstaan.

Wil je hierop een toelichting, neem dan contact op.