Geplaatst op

Tien aanjagers: ontlopen van verlamming

Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? Deze week de 3e aanjager, ontlopen van verlamming.

Basis op orde

Een belangrijke voorwaarde voor het uitvoeren van assetmanagement is dat je beschikt over de juiste informatie om besluiten te kunnen nemen. Dit is het hebben van de ‘basis op orde.’ Dat de basis op orde moet zijn is even logisch als verwerpelijk. Het succes van assetmanagement wordt mede bepaald door het exact weten wat de staat van de assets is. In veel organisaties wordt het gebrek aan informatie over assets erkend. Als de gewenste informatie wel voorhanden is, wordt getwijfeld aan de juistheid ervan. Twijfel over informatie maakt dat er keuzes gemaakt moeten worden waarbij er sprake is van onzekerheid. Dat is nog wel te overzien hoewel het risico hoog kan zijn. Nog los van de optredende verlamming in de besluitvorming.

Schaduwinformatie

Veelal is er de wens om de informatie centraal te verzamelen en te ontsluiten. Serviceproviders die worden geconfronteerd met onjuiste informatie worden blootgesteld aan potentieel gevaarlijke situaties. Onjuiste informatie is dus een risico! Het is niet vreemd dat als gevolg daarvan decentrale schaduwinformatie wordt bijgehouden, niet zelden thuis op de privécomputer van een medewerker. Dit is onwenselijk in het nastreven van centralisatie. En dus is vaak de eerste praktische stap bij de implementatie van assetmanagement dat de basis op orde moet zijn.

Daar knelt het. Het weerhoudt organisaties ervan om over rollen en verantwoordelijkheden te praten. Laat staan het inrichten ervan. Het is ook een geldig excuus om geen besluiten te nemen. Er moet veel inspanning geleverd worden om de informatie goed te krijgen. De inspanning levert veel op aan goodwill. Iedere – van informatie afhankelijke – serviceprovider zal blij zijn wanneer informatie als helpend wordt ervaren om het werk goed en veilig uit te voeren.

Toegankelijke informatie

Neem ze echter niet kwalijk als er met de nodige scepsis en ervaringen uit het verleden de schaduwinformatie af en toe uit de kast komt. Basis op orde vraagt namelijk heel veel inspanning. Niet enkel het verkrijgen van de juiste informatie. Juist het toegankelijk maken van die informatie is belangrijk. IT systemen kunnen en moeten daarbij ondersteunen. Dat maakt basis op orde een veel duurdere exercitie dan vooraf gedacht. Ook dat werkt tot verlamming. En zo kan je heel lang om de hete brei heen draaien. En als je de juiste informatie hebt, dan volgt nog het planmatig de assets in de gewenste staat brengen.

Een goede basis is belangrijk, maar waak voor verlamming. Een wandeltocht van 1000 mijl begint met een eerste stap (Lao Tse). Bovendien: “met 50% van de informatie kunnen nog altijd 100% keuzes worden gemaakt.”

Start met keuzes maken
Begin met keuzes maken!
Geplaatst op

Tien aanjagers: rollenspel

Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? Deze week de 2e aanjager, het rollenspel.

rollenspel

Assetmanagement gaat over keuzes maken. Om tot die keuzes te komen zijn er verschillende processen die doorlopen worden. Deels ondersteund door tools en deels door afspraken. Assetmanagement kan heel klein zijn, maar ook heel groot. Dat is afhankelijk van wat een organisatie wel en niet wil scharen onder de assetmanagement processen.

Onduidelijkheid

Een beetje assetmanagement organisatie onderscheidt drie rollen met elk hun eigen verantwoordelijkheden. Dit zijn de asset eigenaar, asset manager en de service provider (dienstverlener). Veel organisaties die aan de slag willen met assetmanagement hebben deze rollen niet belegd en daarmee is meteen een onduidelijkheid gecreëerd. Meestal wordt juist de strategische rol (asset eigenaar) onvoldoende opgepakt. Dit gat wordt opgevuld door medewerkers met een tactisch rol of taak (asset manager) maar deze loopt tegen de grenzen van bevoegdheid aan. Daarmee wordt assetmanagement een werkwijze die adviseurs assetmanagement graag willen adopteren, maar de mogelijkheden ontbreekt ze echter om dit volledig te doen. Besluiten over welke investeringen nodig zijn gaat dan nog altijd op eenzelfde manier als voorheen.

Bovendien zijn deze besluiten niet (aantoonbaar) in lijn en geprioriteerd met wat de organisatie echt belangrijk vindt. Dit kan heel lang worden volgehouden. Soms jaren. Wat ontbreekt is een duidelijk kader voor afweging (bedrijfswaardenmodel) en leiderschap.

Onduidelijkheid zorgt voor valse verantwoordelijkheid, doordat er een hiërarchie wordt gecreëerd tussen rollen. Een hiërarchie in functies is te begrijpen, maar in rollen? Het is niet voor het eerst dat operationele medewerkers (service provider) zich niet serieus genomen voelen, ondanks de vaak vele jaren ervaring. Is dat een afwezigheid van aandacht?

Belangrijk is dus de afspraak over wat de primaire focus is van de drie rollen. Als aanjager faciliteer ik bij opdrachtgevers regelmatig een rollenmatrix die ze zelf compleet moeten maken én doorleven. Het mooie is dat er zoveel duidelijkheid optreedt dat het rollenspel in de dagen erna begint met het juiste gesprek op het juiste niveau.

Rollenmatrix compleet maken
Compleet maken van de rollenmatrix (foto Eric Voost; Waternet)
Focus

De primaire focus van de asset eigenaar is de juiste richting aangeven. Rekening houdend met de verwachtingen van de belanghebbenden van de organisatie.

Voor de asset manager zou de primaire focus moeten liggen op de goede dingen doen. De asset manager bepaalt “wat” de organisatie moet doen.

De service provider bepaalt het “hoe” en de primaire focus is om dit zo slim mogelijk doen.

Dat de asset eigenaar de richting aangeeft, betekent ook dat de eigenaar aangeeft welke prestaties worden verlangd en welk risiconiveau nog acceptabel is voor de omgeving waarin de asset eigenaar zich bevindt.

Omdat de “wat” vraag enkel beantwoord kan worden aan de hand van risico’s en kansen, is het risicomanagement een typische verantwoordelijkheid van de asset manager. Daar heeft hij hulp bij nodig. Enerzijds van de service provider (technische aspecten) maar zeker ook van die mensen die de omgeving kennen. Vanuit de risico’s worden nieuwe mitigerende maatregelen bedacht. De service provider zorgt voor de juiste uitvoering van de maatregelen. De verzamelde informatie is weer van belang voor het in kaart brengen van de risico’s.

Asset manager en service provider kunnen dus niet zonder elkaar. Daarbij is niet gezegd dat deze rollen bij slechts één partij zijn onder gebracht. Vaak zijn er meerdere service providers, net zoals er meerdere asset managers kunnen zijn. De asset eigenaar staat op zich. Er is er maar een die de richting bepaald!

En diegene die de richting bepaalt, bepaalt ook het beschikbare budget. In het ideale geval aan de service provider. Dit zorgt ervoor dat de rolverdeling duidelijk blijft, er geen afhankelijkheid en geen valse verantwoordelijkheid ontstaat.

Geplaatst op

Tien aanjagers voor assetmanagement

Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? De komende weken beschrijf ik tien aanjagers om assetmanagement in de eigen organisatie werkbaar te krijgen. Mijn aanjagers zijn in willekeurige volgorde:

Aandacht

Misschien is aandacht wel de meest belangrijke aanjager om assetmanagement (of iets anders) werkbaar te maken in de eigen organisatie. Je moet natuurlijk aandacht hebben voor alles wat je doet om assetmanagement binnen jouw organisatie te implementeren. Zorgvuldig zijn, juiste producten opleveren, kwaliteit bewaken, etc. De aandacht waar het werkelijk om gaat is de aandacht voor elkaar.

Een veelgehoorde bouwsteen voor het implementeren van assetmanagement is: basis op orde. Dat gaat het over het vastleggen van de juiste data en het ontsluiten van informatie daaruit. Wat voor de vastlegging van data nodig is, is vaak wel in beeld. Kennis vastleggen is ingewikkelder. In de praktijk worden boomstructuren (een hiërarchische decompositie van alle assets die er zijn), werkinstructies en handelingen zoveel mogelijk in EAM systemen gezet. Dit is expliciete kennis welke zich voor het grootste deel laat vastleggen. Hoe zit dat het met de impliciete kennis, de ervaringskennis? Die laat zich niet vastleggen. Ervaring gaat niet over weten hoe je iets moet doen, ervaring gaat over op welk moment, op welke plaats, met wie. Dit laat zich misschien wel het beste uitleggen aan de hand van een anekdote.

Waterhoentjes

Een medewerker van een waterschap is al jaren beheerder van een bedrijvig gebied van veeteelt en akkerbouw. Voor de boeren in dit gebied is het belangrijk en noodzakelijk om precies de juiste hoeveelheid water tot de beschikking te hebben. Niet te veel en niet te weinig. De medewerker heeft stuwen en sluizen tot de beschikking om dit te regelen. Hij heeft een perfecte verstandhouding met de boeren. Hij heeft aandacht voor hen, luistert naar hun behoeften en begrijpt de context van hun werk. Daarom is de medewerker een graag geziene gast. En als er wat is, dan hebben de boeren zijn directe nummer. De medewerker weet exact wat nodig is tot grote tevredenheid van de boeren.

Het waterschap gaat reorganiseren. Er moet geautomatiseerd, vernieuwd en centraal gestuurd worden. Dergelijke ontwikkelingen hebben een flinke impact en nog het meest op de oudere ervaren medewerkers. Dat wordt onderkend. Enerzijds doordat men de kennis van de medewerkers wil vastleggen in systemen zodat deze geautomatiseerd kan worden toegepast. Anderzijds met een goed sociaal plan om uittreden te vergemakkelijken.

Na verloop van tijd is de kennis vastgelegd in systemen en zijn de sluizen en stuwen voorzien van geavanceerde automatisering. De medewerker baalt en is nog steeds boos. Hij voelt zich gedwongen pensionado en wil het liefst niets meer weten van het waterschap waar hij meer dan 40 jaar heeft gewerkt. De boeren zijn ook niet meer tevreden. De automatische regeling is al meerdere malen aangepast om tegemoet te komen aan de wensen van de boeren, maar het lukt niet. De kwaliteit van de oogst is minder, land is drassiger en de boeren voelen zich niet erkent.

Men besluit uiteindelijk om de oud medewerker te bezoeken voor raad en wijsheid. Deze zit daar niet direct op te wachten maar geeft uiteindelijk toe. “Hoe wist jij zo goed hoe je de sluizen en stuwen het beste kon bedienen? Wat deed jij wat ons systeem niet kan?” Het antwoord: “Ik keek naar de waterhoentjes. Zwommen die naar het noorden, liet ik het peil zakken. Zwommen die naar het zuiden hield ik het water vast.”

Gevoelens

Deze anekdote is ook slechts een vorm van (gebrek aan) aandacht. Aandacht gaat verder. In organisaties wordt steeds vaker gesproken over gevoelens. Dan gaat het niet enkel meer over resultaten, maar ook over het mogen maken van fouten, vanuit vertrouwen en veiligheid. Hoe eenieder zich daartoe verhoudt is afhankelijk van diens persoonlijkheid. Niet iedereen praat makkelijk over zijn of haar verlangens, gevoelens en behoeften. Niet in de privé sfeer en/of niet op het werk. Beide zijn onafscheidelijk met elkaar verbonden. Ben je toevallig verliefd, dan zal dat op het werk worden opgemerkt en waarschijnlijk krijgt dat ook aandacht. Je straalt en je bent energiek! Andersom gebeurt het tegenovergestelde en wordt een collega misschien wel een zuurpruim die we graag uit de weg gaan.

Assetmanagement werkbaar maken betekent samen iets voor elkaar krijgen. Met elkaar een verandering teweeg brengen. Je hebt elkaar nodig. Iedereen heeft een eigen werkelijkheid over hoe het moet, wat kan, wat mogelijk is. Het is de kunst om dat met elkaar te verbinden. Door begrip te hebben voor elkaar. Door aandachtig te luisteren naar elkaar met kinderlijke nieuwsgierigheid. Vanuit oprechtheid, zonder vooringenomen standpunten. Relaties verdiepen door aandacht en onvoorwaardelijke interesse in de ander. Op die manier is iedereen in staat om te groeien en te bloeien. Met behoud van de eigen gevoelens gaat assetmanagement voor je werken. En dit kan heel goed gefaciliteerd worden.

“Aandacht maakt alles mooier” IKEA heeft gelijk!

Wie heb jij voor het laatst echt aandacht gegeven?

Aandacht voor elkaar en plezier met elkaar