LEAM staat voor LEan AssetManagement. Zo heb ik het ooit eens bedacht en ondertussen bestaat de naam al een hele tijd. Assetmanagement is iets waar ik warm van word. Waar ik ook warm van word is faciliteren. Het combineren van beide zorgt voor vuur!
Assetmanagement is synoniem voor veranderen als je bedenkt dat werken volgens de principes van assetmanagement dit veel vraagt van een organisatie. In werkwijze, attitude, rollen en verantwoordelijkheden.
Met mijn achtergrond als facilitator kan ik goed inspelen op die verandering. Maar om een hele organisatie goed te begeleiden is ondersteuning nodig.
FACgenoten is een club professionele en enthousiaste facilitators met een open mindset en heel veel ervaring. Wij zetten elkaar in bij opdrachten en verkennen onze ambities zonder ons direct te positioneren.
Wij maken onderscheid tussen verandering en transities. Verandering vindt plaats in een bepaalde situatie en is daarmee een gebeurtenis. Transitie gaat over de psyche en volgt een proces van verschillende fasen dat mensen doormaken bij het eigen maken van de nieuwe situatie. En dus bij het invoeren van assetmanagement.
Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? De komende weken beschrijf ik tien aanjagers om assetmanagement in de eigen organisatie werkbaar te krijgen. Mijn aanjagers zijn in willekeurige volgorde:
Misschien is aandacht wel de meest belangrijke aanjager om assetmanagement (of iets anders) werkbaar te maken in de eigen organisatie. Je moet natuurlijk aandacht hebben voor alles wat je doet om assetmanagement binnen jouw organisatie te implementeren. Zorgvuldig zijn, juiste producten opleveren, kwaliteit bewaken, etc. De aandacht waar het werkelijk om gaat is de aandacht voor elkaar.
Een veelgehoorde bouwsteen voor het implementeren van assetmanagement is: basis op orde. Dat gaat het over het vastleggen van de juiste data en het ontsluiten van informatie daaruit. Wat voor de vastlegging van data nodig is, is vaak wel in beeld. Kennis vastleggen is ingewikkelder. In de praktijk worden boomstructuren (een hiërarchische decompositie van alle assets die er zijn), werkinstructies en handelingen zoveel mogelijk in EAM systemen gezet. Dit is expliciete kennis welke zich voor het grootste deel laat vastleggen. Hoe zit dat het met de impliciete kennis, de ervaringskennis? Die laat zich niet vastleggen. Ervaring gaat niet over weten hoe je iets moet doen, ervaring gaat over op welk moment, op welke plaats, met wie. Dit laat zich misschien wel het beste uitleggen aan de hand van een anekdote.
Waterhoentjes
Een medewerker van een waterschap is al jaren beheerder van een bedrijvig gebied van veeteelt en akkerbouw. Voor de boeren in dit gebied is het belangrijk en noodzakelijk om precies de juiste hoeveelheid water tot de beschikking te hebben. Niet te veel en niet te weinig. De medewerker heeft stuwen en sluizen tot de beschikking om dit te regelen. Hij heeft een perfecte verstandhouding met de boeren. Hij heeft aandacht voor hen, luistert naar hun behoeften en begrijpt de context van hun werk. Daarom is de medewerker een graag geziene gast. En als er wat is, dan hebben de boeren zijn directe nummer. De medewerker weet exact wat nodig is tot grote tevredenheid van de boeren.
Het waterschap gaat reorganiseren. Er moet geautomatiseerd, vernieuwd en centraal gestuurd worden. Dergelijke ontwikkelingen hebben een flinke impact en nog het meest op de oudere ervaren medewerkers. Dat wordt onderkend. Enerzijds doordat men de kennis van de medewerkers wil vastleggen in systemen zodat deze geautomatiseerd kan worden toegepast. Anderzijds met een goed sociaal plan om uittreden te vergemakkelijken.
Na verloop van tijd is de kennis vastgelegd in systemen en zijn de sluizen en stuwen voorzien van geavanceerde automatisering. De medewerker baalt en is nog steeds boos. Hij voelt zich gedwongen pensionado en wil het liefst niets meer weten van het waterschap waar hij meer dan 40 jaar heeft gewerkt. De boeren zijn ook niet meer tevreden. De automatische regeling is al meerdere malen aangepast om tegemoet te komen aan de wensen van de boeren, maar het lukt niet. De kwaliteit van de oogst is minder, land is drassiger en de boeren voelen zich niet erkent.
Men besluit uiteindelijk om de oud medewerker te bezoeken voor raad en wijsheid. Deze zit daar niet direct op te wachten maar geeft uiteindelijk toe. “Hoe wist jij zo goed hoe je de sluizen en stuwen het beste kon bedienen? Wat deed jij wat ons systeem niet kan?” Het antwoord: “Ik keek naar de waterhoentjes. Zwommen die naar het noorden, liet ik het peil zakken. Zwommen die naar het zuiden hield ik het water vast.”
Gevoelens
Deze anekdote is ook slechts een vorm van (gebrek aan) aandacht. Aandacht gaat verder. In organisaties wordt steeds vaker gesproken over gevoelens. Dan gaat het niet enkel meer over resultaten, maar ook over het mogen maken van fouten, vanuit vertrouwen en veiligheid. Hoe eenieder zich daartoe verhoudt is afhankelijk van diens persoonlijkheid. Niet iedereen praat makkelijk over zijn of haar verlangens, gevoelens en behoeften. Niet in de privé sfeer en/of niet op het werk. Beide zijn onafscheidelijk met elkaar verbonden. Ben je toevallig verliefd, dan zal dat op het werk worden opgemerkt en waarschijnlijk krijgt dat ook aandacht. Je straalt en je bent energiek! Andersom gebeurt het tegenovergestelde en wordt een collega misschien wel een zuurpruim die we graag uit de weg gaan.
Assetmanagement werkbaar maken betekent samen iets voor elkaar krijgen. Met elkaar een verandering teweeg brengen. Je hebt elkaar nodig. Iedereen heeft een eigen werkelijkheid over hoe het moet, wat kan, wat mogelijk is. Het is de kunst om dat met elkaar te verbinden. Door begrip te hebben voor elkaar. Door aandachtig te luisteren naar elkaar met kinderlijke nieuwsgierigheid. Vanuit oprechtheid, zonder vooringenomen standpunten. Relaties verdiepen door aandacht en onvoorwaardelijke interesse in de ander. Op die manier is iedereen in staat om te groeien en te bloeien. Met behoud van de eigen gevoelens gaat assetmanagement voor je werken. En dit kan heel goed gefaciliteerd worden.
“Aandacht maakt alles mooier” IKEA heeft gelijk!
Wie heb jij voor het laatst echt aandacht gegeven?
Het eerste deel van 2019 zit erop. Met tevredenheid blik ik terug op de mooie opdrachten die ik heb mogen uitvoeren. Ik heb meerdere trainingen mogen geven. Bij Waternet en bij Vitens ging dat over assetmanagement en bij de Vastgoed Business School over Communicatie en Conflicthantering.
Bij het Hoogheemraadschap van Rijnland lag de aandacht het afgelopen half jaar op het werkbaar maken van assetmanagement. Samen met de medewerkers is er vorm gegeven aan risicobeheer (stap 2 van de 7 assetmanagement stappen). Rijnland is nu zelf in staat hier mee door te gaan. Door gebruik te maken van het door LEAM ontwikkelde Risico Register kon het risicobeheer direct toepasbaar gemaakt worden.
Parallel aan de risicosessies is aandacht gegeven aan de Meerjaren Assetplanning. Deze is opnieuw tegen het licht gehouden door de planning te koppelen aan de bedrijfswaarden van het Hoogheemraadschap. Voor beide onderwerpen is gebruik gemaakt van een (concept) risicomatrix die samen met de medewerkers is opgesteld. Deze matrix heeft inmiddels ook de bestuurlijke kamers bereikt.
Voor het LEF Future Center heb ik meerdere sessies met uiteenlopende onderwerpen mogen begeleiden. En als afsluiter van het eerste half jaar een Community of Practice voor mijn mede facilitators.
Time to relax
Met de zomermaanden voor de deur is het nu tijd om te relaxen. Niet enkel in de sfeer van vakantie, maar ook in de vorm van actieve inspanning. Was het vorig jaar een wandeling naar Santiago de Compostella vanuit de Pyreneeën, dit jaar doe ik dat vanuit Porto. Qua kilometers een derde van wat ik vorig jaar heb gewandeld, maar toch weer een mooie uitdaging en een moment voor reflectie voor de 2e helft van 2019. Ik ben van plan om net als vorig jaar een dagelijks blog bij te houden van dit avontuur. Ik hoop echter wel op aangename temperaturen tijdens de wandeling.
Vooruitblik
Een vooruitblik komt natuurlijk deels tot uitdrukking met de reflectiewandeling. Maar dat wil niet zeggen dat er nog niets te melden is. Het trainen bij Waternet en Vitens gaat gewoon door. Sterker, beide hebben gevraagd om extra trainingen te verzorgen. Dat is een groot compliment! Voor LEF staan er ook alweer meerdere sessies in de agenda gepland en ook Rijnland heeft om ondersteuning gevraagd.
Ook ben ik in gesprek over een mogelijke samenwerking met een interessante partij. Als het zover komt, zal dat in de 2e helft van 2019 zichtbaar worden. Spannend! De agenda kent nog ruimte, maar ik ben er zeker van en vol vertrouwen dat deze zich snel gaat opvullen. Alle stoplichten staan op groen. En dat zorgt wederom voor aangename temperaturen.
Tijd om te wandelen!
De eerste wandeldag vanuit Porto (foto van Bregje, Wandelvrouw)
