Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? Deze week de 4e aanjager, De Poortwachter.
Factcheck
Op 12 november 2001, 2 maanden na de aanslagen op het World Trade Center vond een vliegtuigramp plaats. American Airlines-vlucht 587 stortte kort na te zijn opgestegen van John F. Kennedy International Airport neer in de Belle Harbor-buurt van Queens. De ramp kostte alle 260 inzittenden van het vliegtuig en 5 mensen op de grond het leven. De oorzaak: mechanisch falen. Onderzoekers maakten zich zorgen over de wijze waarop de staartvin was afgebroken. De composietmoeren waren mogelijk niet veilig.
Uit een onderzoek op de website van de vliegrampendatabase PlaneCrashInfo onder 1843 luchtvaartongevallen die plaatsvonden tussen 1950 en 2019 valt op dat ongeveer 80 procent van de luchtvaartongevallen plaats vinden tijdens of kort voor of na het opstijgen of landen. 23% van die ongevallen is te wijten aan mechanische defecten.
Configuratiemanagement
Denk je de verlammingsverschijnselen te hebben ontlopen met een basis die op orde is dan kom je bedrogen uit. Eenmaal losgekomen van de utopie dat je het areaal 100% op orde kan hebben, volgt de uitdaging om datgene wat op orde is ook op orde te houden. Het verzamelen van data, het combineren daarvan tot informatie en het ontsluiten van die informatie uit systemen gaat over IT functionaliteit gebaseerd op een informatiebehoefte. Configuratiemanagement gaat over het op orde hebben en houden van alle fysieke en functionele eigenschappen, software en documentatie en wijzigingen in de tijd die daarbij horen.
Proactief
Het op orde houden gaat over werkwijzen en attitude! Hiervoor zijn duidelijke afspraken en procedures nodig waarop wordt toegezien. Deze procedures zijn in het leven geroepen om de veiligheid te waarborgen. Voor publiek en personeel. Auto en vliegtuig fabrikanten hebben deze procedures tot in detail geregeld. Geen extra kabel wordt gelegd zonder dat er een wijzigingsprocedure is doorlopen. Alles wordt gecontroleerd, geverifieerd, gevalideerd, bijgewerkt en geldig verklaard voordat een kabel wordt gelegd. Configuratiemanagement gaat daarbij dus ook over het proactief beheersen van configuratie-issues als leidend proces voor verandering en niet als sluitend aspect om verandering te documenteren. Dat het nog steeds mis kan gaan heb je net gelezen.
Assets volgen
Dit leidende proces volgt het principe: “assets volgen.” Dit houdt in dat iedere wijziging eerst wordt gedocumenteerd alvorens deze wordt doorgevoerd. Begrijpelijk, zeker wanneer er sprake is van serieproductie. Het loslaten, of minder strak naleven van dit principe door concurrentieoverwegingen of andere economische belangen, resulteert niet zelden in terugroepacties of het aan de grond houden van vliegtuigen zoals met de Boeing 737 MAX.
Bij de meeste technische projecten worden achteraf – niet zelden zonder slag of stoot – tekeningen opgeleverd. Deze krijgen dan de status as-built. Daarmee wordt bedoeld dat de tekening is gemaakt zoals het project is opgeleverd. Dat wordt niet altijd goed gecontroleerd. Het principe “assets volgen” is dan ook niet van toepassing. Natuurlijk kan dit ook worden dichtgetimmerd met afgesproken werkwijzen en procedures. Beter is om mogelijke fouten aan de voorkant zoveel mogelijk te reduceren. Botweg gezegd: er gaat geen schop in de grond voordat de tekening geldig is verklaard door een bevoegde configuratiemanager.
Configuratiemanager
In veel organisaties ontstaat de behoefte aan een configuratiemanager of wordt de functie inmiddels al ingevuld. Deze Poortwachter moet iemand zijn met een stevige persoonlijkheid die afspraken kan afdwingen. Iemand die gezag uitstraalt, wijzigingen kan beoordelen en die een gesprekspartner is voor beslissers op alle niveaus. Daarvoor is rugdekking nodig vanuit het leidinggevend kader. Want hoewel het belang van een configuratiemanager wordt erkend, in de praktijk valt hoon en spot niet zelden ten deel aan de invuller van deze rol. Dit komt mede doordat veiligheid in veel organisaties nog niet vanzelfsprekend is. En – misschien begrijpelijk – van een ander kaliber dan in de vliegtuigindustrie. Een Poortwachter wordt gezien als lastig en een bedreiging voor de voortgang van een project.
De 4e aanjager gaat daarmee over het aanstellen van een configuratiemanager. De Poortwachter ziet toe dat werkwijze en attitude leidend zijn voor alle wijzigingen. Het schept duidelijkheid, rolbewustheid en zorgt ervoor dat de basis op orde blijft of tenminste dat er geen nieuwe achterstanden ontstaan.
