Luisteren is een competentie die wordt gewaardeerd, maar nauwelijks wordt beloond.
Alle social media zijn in de kern een platform om te delen en gezien te worden. Je bouwt aan een online netwerk door ervaringen te delen, te vertellen en zichtbaar te zijn. Het delen van interessante content wordt over het algemeen gewaardeerd. Luisteren daarentegen is op social media ondergeschikt en wordt ook nauwelijks in de offline maatschappij beloond. Ken jij iemand die een hoger salaris heeft gekregen omdat diegene zo goed kon luisteren?
Al mijn voorgaande artikelen en assetmanagement aanjagers zijn vertellingen, verhalen en beschouwingen. De 9e aanjager gaat over luisteren, letterlijk! Geen pleidooi dat er geluisterd moet worden, die gezonden boodschap stond in voorgaande aanjagers.
Jij bent aan zet!
Het is tijd om te stoppen met zenden en vertellen om letterlijk te gaan luisteren. Jij bent aan zet!
..
..
..
..
Wat houdt jou de laatste tijd vooral bezig?
..
..
..
..
Eerlijke aandacht maakt een mens. Ik luister naar jou om te begrijpen. Ik wacht met belangstelling af wanneer je belt en wat jou bezig houdt. Dat mag over alles zijn, want uiteindelijk is ook het werkbaar maken van assetmanagement mensenwerk. Dat begint met volledig jezelf kunnen zijn. Je mag ook als team bellen, of zoomen. Als facilitator begeleid en beluister ik regelmatig gesprekken. Het kost niks, alleen tijd. Ik hoop tot snel.
Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? Deze week de 2e aanjager, het rollenspel.
rollenspel
Assetmanagement gaat over keuzes maken. Om tot die keuzes te komen zijn er verschillende processen die doorlopen worden. Deels ondersteund door tools en deels door afspraken. Assetmanagement kan heel klein zijn, maar ook heel groot. Dat is afhankelijk van wat een organisatie wel en niet wil scharen onder de assetmanagement processen.
Onduidelijkheid
Een beetje assetmanagement organisatie onderscheidt drie rollen met elk hun eigen verantwoordelijkheden. Dit zijn de asset eigenaar, asset manager en de service provider (dienstverlener). Veel organisaties die aan de slag willen met assetmanagement hebben deze rollen niet belegd en daarmee is meteen een onduidelijkheid gecreëerd. Meestal wordt juist de strategische rol (asset eigenaar) onvoldoende opgepakt. Dit gat wordt opgevuld door medewerkers met een tactisch rol of taak (asset manager) maar deze loopt tegen de grenzen van bevoegdheid aan. Daarmee wordt assetmanagement een werkwijze die adviseurs assetmanagement graag willen adopteren, maar de mogelijkheden ontbreekt ze echter om dit volledig te doen. Besluiten over welke investeringen nodig zijn gaat dan nog altijd op eenzelfde manier als voorheen.
Bovendien zijn deze besluiten niet (aantoonbaar) in lijn en geprioriteerd met wat de organisatie echt belangrijk vindt. Dit kan heel lang worden volgehouden. Soms jaren. Wat ontbreekt is een duidelijk kader voor afweging (bedrijfswaardenmodel) en leiderschap.
Onduidelijkheid zorgt voor valse verantwoordelijkheid, doordat er een hiërarchie wordt gecreëerd tussen rollen. Een hiërarchie in functies is te begrijpen, maar in rollen? Het is niet voor het eerst dat operationele medewerkers (service provider) zich niet serieus genomen voelen, ondanks de vaak vele jaren ervaring. Is dat een afwezigheid van aandacht?
Belangrijk is dus de afspraak over wat de primaire focus is van de drie rollen. Als aanjager faciliteer ik bij opdrachtgevers regelmatig een rollenmatrix die ze zelf compleet moeten maken én doorleven. Het mooie is dat er zoveel duidelijkheid optreedt dat het rollenspel in de dagen erna begint met het juiste gesprek op het juiste niveau.
Compleet maken van de rollenmatrix (foto Eric Voost; Waternet)
Focus
De primaire focus van de asset eigenaar is de juiste
richting aangeven. Rekening houdend met de verwachtingen van de belanghebbenden
van de organisatie.
Voor de asset manager zou de primaire focus moeten liggen op de goede dingen doen. De asset manager bepaalt “wat” de organisatie moet doen.
De service provider bepaalt het “hoe” en de primaire focus is om dit zo slim mogelijk doen.
Dat de asset eigenaar de richting aangeeft, betekent ook dat
de eigenaar aangeeft welke prestaties worden verlangd en welk risiconiveau nog
acceptabel is voor de omgeving waarin de asset eigenaar zich bevindt.
Omdat de “wat” vraag enkel beantwoord kan worden aan de hand van risico’s en kansen, is het risicomanagement een typische verantwoordelijkheid van de asset manager. Daar heeft hij hulp bij nodig. Enerzijds van de service provider (technische aspecten) maar zeker ook van die mensen die de omgeving kennen. Vanuit de risico’s worden nieuwe mitigerende maatregelen bedacht. De service provider zorgt voor de juiste uitvoering van de maatregelen. De verzamelde informatie is weer van belang voor het in kaart brengen van de risico’s.
Asset manager en service provider kunnen dus niet zonder elkaar. Daarbij is niet gezegd dat deze rollen bij slechts één partij zijn onder gebracht. Vaak zijn er meerdere service providers, net zoals er meerdere asset managers kunnen zijn. De asset eigenaar staat op zich. Er is er maar een die de richting bepaald!
En diegene die de richting bepaalt, bepaalt ook het beschikbare budget. In het ideale geval aan de service provider. Dit zorgt ervoor dat de rolverdeling duidelijk blijft, er geen afhankelijkheid en geen valse verantwoordelijkheid ontstaat.
Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? De komende weken beschrijf ik tien aanjagers om assetmanagement in de eigen organisatie werkbaar te krijgen. Mijn aanjagers zijn in willekeurige volgorde:
Misschien is aandacht wel de meest belangrijke aanjager om assetmanagement (of iets anders) werkbaar te maken in de eigen organisatie. Je moet natuurlijk aandacht hebben voor alles wat je doet om assetmanagement binnen jouw organisatie te implementeren. Zorgvuldig zijn, juiste producten opleveren, kwaliteit bewaken, etc. De aandacht waar het werkelijk om gaat is de aandacht voor elkaar.
Een veelgehoorde bouwsteen voor het implementeren van assetmanagement is: basis op orde. Dat gaat het over het vastleggen van de juiste data en het ontsluiten van informatie daaruit. Wat voor de vastlegging van data nodig is, is vaak wel in beeld. Kennis vastleggen is ingewikkelder. In de praktijk worden boomstructuren (een hiërarchische decompositie van alle assets die er zijn), werkinstructies en handelingen zoveel mogelijk in EAM systemen gezet. Dit is expliciete kennis welke zich voor het grootste deel laat vastleggen. Hoe zit dat het met de impliciete kennis, de ervaringskennis? Die laat zich niet vastleggen. Ervaring gaat niet over weten hoe je iets moet doen, ervaring gaat over op welk moment, op welke plaats, met wie. Dit laat zich misschien wel het beste uitleggen aan de hand van een anekdote.
Waterhoentjes
Een medewerker van een waterschap is al jaren beheerder van een bedrijvig gebied van veeteelt en akkerbouw. Voor de boeren in dit gebied is het belangrijk en noodzakelijk om precies de juiste hoeveelheid water tot de beschikking te hebben. Niet te veel en niet te weinig. De medewerker heeft stuwen en sluizen tot de beschikking om dit te regelen. Hij heeft een perfecte verstandhouding met de boeren. Hij heeft aandacht voor hen, luistert naar hun behoeften en begrijpt de context van hun werk. Daarom is de medewerker een graag geziene gast. En als er wat is, dan hebben de boeren zijn directe nummer. De medewerker weet exact wat nodig is tot grote tevredenheid van de boeren.
Het waterschap gaat reorganiseren. Er moet geautomatiseerd, vernieuwd en centraal gestuurd worden. Dergelijke ontwikkelingen hebben een flinke impact en nog het meest op de oudere ervaren medewerkers. Dat wordt onderkend. Enerzijds doordat men de kennis van de medewerkers wil vastleggen in systemen zodat deze geautomatiseerd kan worden toegepast. Anderzijds met een goed sociaal plan om uittreden te vergemakkelijken.
Na verloop van tijd is de kennis vastgelegd in systemen en zijn de sluizen en stuwen voorzien van geavanceerde automatisering. De medewerker baalt en is nog steeds boos. Hij voelt zich gedwongen pensionado en wil het liefst niets meer weten van het waterschap waar hij meer dan 40 jaar heeft gewerkt. De boeren zijn ook niet meer tevreden. De automatische regeling is al meerdere malen aangepast om tegemoet te komen aan de wensen van de boeren, maar het lukt niet. De kwaliteit van de oogst is minder, land is drassiger en de boeren voelen zich niet erkent.
Men besluit uiteindelijk om de oud medewerker te bezoeken voor raad en wijsheid. Deze zit daar niet direct op te wachten maar geeft uiteindelijk toe. “Hoe wist jij zo goed hoe je de sluizen en stuwen het beste kon bedienen? Wat deed jij wat ons systeem niet kan?” Het antwoord: “Ik keek naar de waterhoentjes. Zwommen die naar het noorden, liet ik het peil zakken. Zwommen die naar het zuiden hield ik het water vast.”
Gevoelens
Deze anekdote is ook slechts een vorm van (gebrek aan) aandacht. Aandacht gaat verder. In organisaties wordt steeds vaker gesproken over gevoelens. Dan gaat het niet enkel meer over resultaten, maar ook over het mogen maken van fouten, vanuit vertrouwen en veiligheid. Hoe eenieder zich daartoe verhoudt is afhankelijk van diens persoonlijkheid. Niet iedereen praat makkelijk over zijn of haar verlangens, gevoelens en behoeften. Niet in de privé sfeer en/of niet op het werk. Beide zijn onafscheidelijk met elkaar verbonden. Ben je toevallig verliefd, dan zal dat op het werk worden opgemerkt en waarschijnlijk krijgt dat ook aandacht. Je straalt en je bent energiek! Andersom gebeurt het tegenovergestelde en wordt een collega misschien wel een zuurpruim die we graag uit de weg gaan.
Assetmanagement werkbaar maken betekent samen iets voor elkaar krijgen. Met elkaar een verandering teweeg brengen. Je hebt elkaar nodig. Iedereen heeft een eigen werkelijkheid over hoe het moet, wat kan, wat mogelijk is. Het is de kunst om dat met elkaar te verbinden. Door begrip te hebben voor elkaar. Door aandachtig te luisteren naar elkaar met kinderlijke nieuwsgierigheid. Vanuit oprechtheid, zonder vooringenomen standpunten. Relaties verdiepen door aandacht en onvoorwaardelijke interesse in de ander. Op die manier is iedereen in staat om te groeien en te bloeien. Met behoud van de eigen gevoelens gaat assetmanagement voor je werken. En dit kan heel goed gefaciliteerd worden.
“Aandacht maakt alles mooier” IKEA heeft gelijk!
Wie heb jij voor het laatst echt aandacht gegeven?
