LEAM staat voor LEan AssetManagement. Zo heb ik het ooit eens bedacht en ondertussen bestaat de naam al een hele tijd. Assetmanagement is iets waar ik warm van word. Waar ik ook warm van word is faciliteren. Het combineren van beide zorgt voor vuur!
Assetmanagement is synoniem voor veranderen als je bedenkt dat werken volgens de principes van assetmanagement dit veel vraagt van een organisatie. In werkwijze, attitude, rollen en verantwoordelijkheden.
Met mijn achtergrond als facilitator kan ik goed inspelen op die verandering. Maar om een hele organisatie goed te begeleiden is ondersteuning nodig.
FACgenoten is een club professionele en enthousiaste facilitators met een open mindset en heel veel ervaring. Wij zetten elkaar in bij opdrachten en verkennen onze ambities zonder ons direct te positioneren.
Wij maken onderscheid tussen verandering en transities. Verandering vindt plaats in een bepaalde situatie en is daarmee een gebeurtenis. Transitie gaat over de psyche en volgt een proces van verschillende fasen dat mensen doormaken bij het eigen maken van de nieuwe situatie. En dus bij het invoeren van assetmanagement.
Veel organisaties willen assetmanagement implementeren. Echter de impact die dat besluit met zich meebrengt is meestal niet in beeld. Assetmanagement werkbaar maken behelst een organisatorische verandering. De zevende aanjager gaat daarom over de grote transitie. Het gaat namelijk wel eens mis.
Professionaliseren
Hoe vaak en hoe diep heb je de afgelopen tijd moeten zuchten over de barrières waar je tegenaan liep? Je probeert alleen maar te doen wat je gevraagd is: assetmanagement verder brengen in de organisatie. Waarom voelt het dan alsof je er alleen voor staat?
Of…
Je bent al een tijd bezig om assetmanagement handen en voeten te geven. Er worden risicosessies georganiseerd die resultaten opleveren. Medewerkers geven support en denken mee, maar het midden management beweegt niet zo snel. Er zijn meerdere thema’s die aandacht vragen. Je loopt voor de troepen uit en moet regelmatig omkijken of iedereen nog is aangehaakt. Totdat het hoger management de resultaten ziet. Hieruit blijkt ondubbelzinnig welke investeringen (nog) wel en niet (meer) nodig zijn, maar ook wat deze opleveren, uitgedrukt in verschillende waarden. Het geeft inzicht in de risicopositie en het weerstandsvermogen. Dan volgt snel het besluit om assetmanagement volledig in te voeren. De rollen worden benoemd. Wat volgt is een periode van profileren (de assetmanager rol is erg in trek, zonder nog te weten wat deze rol inhoudt) en heel veel wensen en eisen en vooral chaos. Gefeliciteerd, je bent goed bezig!
“Tastbare resultaten zijn de hefboom voor verdere professionalisering”
Leiderschap
Wanneer medewerkers de verantwoordelijkheid krijgen om assetmanagement verder te brengen in een organisatie doen ze dat graag. Als ze daar onvoldoende steun bij ontvangen – verantwoordelijkheid is iets anders dan bevoegdheid – is het een kwestie van tijd alvorens zij hun talenten bij een andere werkgever gaan inzetten.
Met veel durf en inzet zullen zij er alles aan doen om assetmanagement groot te maken in hun organisatie. Veel initiatieven worden opgestart en eerste inzichten zullen er vast komen. Hun leidinggevende steunt hen en stelt waar nodig budget beschikbaar. Een tekort aan leiderschap in het hoger management wordt zichtbaar door het ontbreken van o.a. het volgende:
Ontbreken van…
Het ontbreken van bedrijfswaarden. Grotere organisaties kunnen al jaren bezig zijn met assetmanagement maar iedere sector/dienst doet dat op de eigen manier. Wat ontbreekt zijn de overkoepelende waarden vertaald in een afwegingskader voor het maken van keuzes. Hoewel een zelfstandige sector dat heel goed geregeld kan hebben en exact snapt wat er nodig is om assetmanagement goed te laten werken is dat nog geen voorwaarde dat andere sectoren op eenzelfde manier tot besluitvorming komen. Er kunnen wel afwegingskaders zijn, maar die zijn vaak niet volledig in lijn met de bedrijfswaarden van de organisatie.
Het ontbreken van duidelijke processen en werkinstructies. Voor veel organisaties is assetmanagement nieuw. Naast een periode van pionieren en ervaring opdoen zijn de processen niet eenduidig vastgelegd. Dit veroorzaakt niet enkel verwarring maar zorgt ervoor dat op meerdere plekken in eenzelfde organisatie het wiel opnieuw wordt uitgevonden en er meerdere manieren van werken bestaan voor dezelfde (niet beschreven) processen.
In veel organisaties is assetmanagement, door gebrek aan tijd, iets wat je erbij doet. Zeker in organisaties met veel beleidsvelden zoals gemeenten. Assetmanagement kan je er niet bij doen. Het is een uitgangspunt dat zich laat zien in al het handelen. Men zou zich heel goed moeten afvragen of men assetmanagement wil toepassen in de organisatie. De “waarom” vraag zou helder en eenduidig moeten zijn maar zeker ook het commitment aan de consequenties die dit besluit met zich meebrengt. De antwoorden hierop is terug te vinden in een Strategisch Assetmanagement Plan dat de kaders en consequenties beschrijft gebaseerd op deze “waarom.”
Assetmanagement werkbaar maken vraagt om leiderschap. En begrip van wat dit betekend.
Transitie
Transities in organisaties worden mooi uitgelegd door William Bridges. Hij maakt een onderscheid tussen verandering en transitie. Verandering vindt plaats in een bepaalde situatie en daarmee is het een gebeurtenis. Transitie gaat over de psyche en volgt een proces van 3 fasen dat mensen doormaken bij het eigen maken van de nieuwe situatie.
Voelen
Elke fase is anders en vraagt om een eigen aanpak. Het invoeren van assetmanagement heeft een heel duidelijk doel nodig. Dit doel is anders dan de huidige koers. En van de huidige koers ga je afscheid nemen. Dit doet pijn, er moet iets worden losgelaten.
Een reden kan zijn om besluiten meer te structureren en keuzes transparant te maken. Voorheen konden afdelingen naar eigen inzicht aangeven welke investeringen nodig waren. Degene die het hardste riep kreeg zijn zin. Dat gaf ook een zeker gevoel van zeggenschap. In de nieuwe situatie is dat voorbij en moet aantoonbaar gemaakt worden waarom iets wel of niet nodig is. Dat vraagt om een andere methodische manier van werken.
Het is nodig een goed verhaal te hebben waarom assetmanagement moet worden ingevoerd. “Begin with the end in mind” is niet voor niets de 2e “habit” die Stephen Covey ons heeft geleerd. Een goed verhaal moet je kunnen voelen. Niet iedereen kan echter een gevoel overbrengen. Voelen is een voorwaarde voor herkenning en geeft nut en daarmee de wil om bij te dragen aan de transitie.
Draai niet om de hete brij heen, maar wees duidelijk wat er anders moet en waarom. Dat is niet altijd leuk en aangenaam, maar medewerkers weten wel waar ze aan toe zijn. De manier waarop de boodschap wordt gebracht moet ook een beetje passen in de cultuur natuurlijk. In de ene provincie is dat wat directer dan in de andere.
Heftig
Dat medewerkers heftig kunnen reageren is een zekerheid. De reactie gaat misschien niet eens zozeer over het voornemen om assetmanagement te implementeren. Meer gaat het over de ervaringen uit het verleden van andere transities zoals bijvoorbeeld reorganisaties. Als deze ervaringen naar boven komen waarbij mensen weinig of geen erkenning hebben gekregen, geen afscheid konden nemen of dat er simpelweg geen ruimte was voor deze of andere vormen van rouw, weet je zeker dat ongerustheid, verwarring, etc. naar boven komt.
Ik heb voldoende medewerkers ontmoet die bij de kleinste verandering de spreekwoordelijke kont tegen de krib gooien. Tot huilen aan toe. In nagenoeg iedere organisatie kom je ze tegen. Ze hebben een enorm hart voor de zaak en horen bij de generatie van 30+ dienstjaren. Niet zelden worden zij als lastig weggezet en genegeerd. Precies zoals hierboven beschreven en dat terwijl zij de belangrijkste kennisdragers zijn in de organisatie.
Geef ruimte aan alles wat er is. Wuif ongemak niet weg want gedoe komt er toch. Beweeg mee en houd koers. En doe het nu beter dan voorheen.
Aandacht
Kortom, ook al heb je een goed verhaal en geef je ruimte aan de emoties die de transitie met zich meebrengt, het gevaar ligt continu op de loer. Angst, twijfel, eenzaamheid en het weglopen van verantwoordelijkheden zal zich laten zien. Juist door al deze reacties is aandacht van levensbelang. Door ervaringen te (laten) delen, medewerkers te betrekken bij de ontwikkelingen en het vieren van successen.
Met name nieuw en gewenst gedrag dient beloont te worden. Er ontstaat ruimte voor creativiteit en het ontwikkelen van nieuwe dingen. Bevorder dit en blijf dit begeleiden, ook als het een keer misgaat. Of eigenlijk, juist als het misgaat.
Je kunt medewerkers ondersteunen in het ontwikkelen van nieuwe tools en werkwijzen door nieuwe kennis en vaardigheden aan te bieden. Een assetmanagement training bijvoorbeeld. Of het train de trainer principe toepassen om bijvoorbeeld zelf risicosessies te kunnen faciliteren. Je kan zelf het wiel uitvinden, maar dan vallen er mogelijk ook gaten – die voorkomen hadden kunnen worden – en de nodig tijd kosten om te dichten.
Al met al is er veel nodig om assetmanagement te implementeren en leiderschap is essentieel in die transitie. Samengevat in een bekend (en aangevuld) model ziet dat er als volgt uit.
Gebaseerd op het basismodel van Knoster
Communiceer
Wat je ook doet in welke fase, blijf helder communiceren. Het wordt niet alleen gewaardeerd, het zorgt ook voor duidelijkheid. Niet iedereen zal aangehaakt blijven, maar door tijdig en volledig te communiceren neem je wel zoveel mogelijk mensen mee. Voor een transitie wel zo prettig!
Assetmanagement inrichten in een organisatie is leuk en uitdagend. Welke uitdagingen lopen organisaties zoal tegenaan? De komende weken beschrijf ik tien aanjagers om assetmanagement in de eigen organisatie werkbaar te krijgen. Mijn aanjagers zijn in willekeurige volgorde:
Misschien is aandacht wel de meest belangrijke aanjager om assetmanagement (of iets anders) werkbaar te maken in de eigen organisatie. Je moet natuurlijk aandacht hebben voor alles wat je doet om assetmanagement binnen jouw organisatie te implementeren. Zorgvuldig zijn, juiste producten opleveren, kwaliteit bewaken, etc. De aandacht waar het werkelijk om gaat is de aandacht voor elkaar.
Een veelgehoorde bouwsteen voor het implementeren van assetmanagement is: basis op orde. Dat gaat het over het vastleggen van de juiste data en het ontsluiten van informatie daaruit. Wat voor de vastlegging van data nodig is, is vaak wel in beeld. Kennis vastleggen is ingewikkelder. In de praktijk worden boomstructuren (een hiërarchische decompositie van alle assets die er zijn), werkinstructies en handelingen zoveel mogelijk in EAM systemen gezet. Dit is expliciete kennis welke zich voor het grootste deel laat vastleggen. Hoe zit dat het met de impliciete kennis, de ervaringskennis? Die laat zich niet vastleggen. Ervaring gaat niet over weten hoe je iets moet doen, ervaring gaat over op welk moment, op welke plaats, met wie. Dit laat zich misschien wel het beste uitleggen aan de hand van een anekdote.
Waterhoentjes
Een medewerker van een waterschap is al jaren beheerder van een bedrijvig gebied van veeteelt en akkerbouw. Voor de boeren in dit gebied is het belangrijk en noodzakelijk om precies de juiste hoeveelheid water tot de beschikking te hebben. Niet te veel en niet te weinig. De medewerker heeft stuwen en sluizen tot de beschikking om dit te regelen. Hij heeft een perfecte verstandhouding met de boeren. Hij heeft aandacht voor hen, luistert naar hun behoeften en begrijpt de context van hun werk. Daarom is de medewerker een graag geziene gast. En als er wat is, dan hebben de boeren zijn directe nummer. De medewerker weet exact wat nodig is tot grote tevredenheid van de boeren.
Het waterschap gaat reorganiseren. Er moet geautomatiseerd, vernieuwd en centraal gestuurd worden. Dergelijke ontwikkelingen hebben een flinke impact en nog het meest op de oudere ervaren medewerkers. Dat wordt onderkend. Enerzijds doordat men de kennis van de medewerkers wil vastleggen in systemen zodat deze geautomatiseerd kan worden toegepast. Anderzijds met een goed sociaal plan om uittreden te vergemakkelijken.
Na verloop van tijd is de kennis vastgelegd in systemen en zijn de sluizen en stuwen voorzien van geavanceerde automatisering. De medewerker baalt en is nog steeds boos. Hij voelt zich gedwongen pensionado en wil het liefst niets meer weten van het waterschap waar hij meer dan 40 jaar heeft gewerkt. De boeren zijn ook niet meer tevreden. De automatische regeling is al meerdere malen aangepast om tegemoet te komen aan de wensen van de boeren, maar het lukt niet. De kwaliteit van de oogst is minder, land is drassiger en de boeren voelen zich niet erkent.
Men besluit uiteindelijk om de oud medewerker te bezoeken voor raad en wijsheid. Deze zit daar niet direct op te wachten maar geeft uiteindelijk toe. “Hoe wist jij zo goed hoe je de sluizen en stuwen het beste kon bedienen? Wat deed jij wat ons systeem niet kan?” Het antwoord: “Ik keek naar de waterhoentjes. Zwommen die naar het noorden, liet ik het peil zakken. Zwommen die naar het zuiden hield ik het water vast.”
Gevoelens
Deze anekdote is ook slechts een vorm van (gebrek aan) aandacht. Aandacht gaat verder. In organisaties wordt steeds vaker gesproken over gevoelens. Dan gaat het niet enkel meer over resultaten, maar ook over het mogen maken van fouten, vanuit vertrouwen en veiligheid. Hoe eenieder zich daartoe verhoudt is afhankelijk van diens persoonlijkheid. Niet iedereen praat makkelijk over zijn of haar verlangens, gevoelens en behoeften. Niet in de privé sfeer en/of niet op het werk. Beide zijn onafscheidelijk met elkaar verbonden. Ben je toevallig verliefd, dan zal dat op het werk worden opgemerkt en waarschijnlijk krijgt dat ook aandacht. Je straalt en je bent energiek! Andersom gebeurt het tegenovergestelde en wordt een collega misschien wel een zuurpruim die we graag uit de weg gaan.
Assetmanagement werkbaar maken betekent samen iets voor elkaar krijgen. Met elkaar een verandering teweeg brengen. Je hebt elkaar nodig. Iedereen heeft een eigen werkelijkheid over hoe het moet, wat kan, wat mogelijk is. Het is de kunst om dat met elkaar te verbinden. Door begrip te hebben voor elkaar. Door aandachtig te luisteren naar elkaar met kinderlijke nieuwsgierigheid. Vanuit oprechtheid, zonder vooringenomen standpunten. Relaties verdiepen door aandacht en onvoorwaardelijke interesse in de ander. Op die manier is iedereen in staat om te groeien en te bloeien. Met behoud van de eigen gevoelens gaat assetmanagement voor je werken. En dit kan heel goed gefaciliteerd worden.
“Aandacht maakt alles mooier” IKEA heeft gelijk!
Wie heb jij voor het laatst echt aandacht gegeven?
