Geplaatst op

Tien aanjagers: besluitvorming

Besluitvorming met aandacht en waardering voor andere opvattingen. Niet op zoek gaan naar het compromis, maar naar besluiten met werkelijke consensus. Deep Democracy is een techniek om te dealen met bijvoorbeeld conflicten, maar ook om tot betere besluiten te komen. Wat kunnen assetmanagement besluiten hiervan leren? De 8e aanjager voor assetmanagement gaat over besluitvorming.

Dialoog

In veel organisaties waar de weg naar assetmanagement nog niet is gevonden of waar het in de kinderschoenen staat geldt het eeuwenoude principe: wie het hardste schreeuwt krijgt zijn zin. Net als vogeltjes in een nest en welpen van een leeuw als eerste te eten krijgen zolang ze maar genoeg kabaal maken of fysiek de anderen overtreffen. Het maakt besluiten echter niet beter. Om dialoog in de besluitvorming te krijgen gelden andere waarden dan slechts die van de sterkste. Namelijk die van de organisatie. Deze bedrijfswaarden zijn een resultaat van wat belanghebbenden van een organisatie belangrijk vinden. Bij commerciële partijen kunnen dat aandeelhouders zijn. Bij overheid organisaties zijn dat het bestuur. Het bestuur is de democratisch gekozen vertegenwoordiger en bepaald dus de keuzes.

Lobby

Als niet bestuurder heb je nog altijd invloed op de besluitvorming. Op het politieke toneel zien we dat dagelijks. Iedere belangenvereniging of multinational heeft zijn eigen lobbyclub. Met als doel besluitvormers over de streep te trekken en te stemmen voor besluiten die de belangen van de lobbyist dienen. Zo zijn er uiteindelijk veel lobbyisten die bondgenoten zoeken en coalities proberen te smeden. Het is een kunst om al die belangen bij elkaar te brengen en een breed gedragen besluit te nemen. Het bedrijfswaardenmodel helpt hierbij. Het stelt medewerkers in staat om met dit richtinggevend kader oplossingen aan te dragen voor problemen en dit te vertalen naar een portfolio van maatregelen waarover een bestuur een besluit kan nemen.

Besluiten

Voorwaarde voor deze besluiten is dat ze transparant zijn en reproduceerbaar. Transparant betekent dat de afwegingen helder zijn ten opzichte van de bedrijfswaarden. Reproduceerbaar houdt in dat de besluiten in de toekomst nog steeds verdedigbaar zijn met de kennis die vandaag beschikbaar is. Dat vraagt wel om een zekere integriteit. Het achterhouden van informatie wat tot andere besluiten zou kunnen leiden is uit den boze, maar dit gebeurt niet altijd bewust. Bedrijfswaarden zijn een heel belangrijk  (bestuurlijk) kaderstellend sturingsmechanisme waarover goed moet worden nagedacht. Te veel bedrijfswaarden maakt een organisatie besluiteloos, te weinig (of nietszeggende) bedrijfswaarden leiden tot slechtere besluiten.

Censuur

Ook met een goed afwegingskader en heldere bedrijfswaarden is er nog altijd invloed uit te oefenen op de besluitvorming. Een formulering van een besluitvoorstel kan daar al veel in doen. Dit heb je kunnen lezen in de 5e aanjager over de risicomatrix waarin de prospect theorie kort is behandeld. Besluiten die zijn genomen met beperkte kennis kunnen nog steeds heel waardevol zijn als het afwegingskader goed in elkaar zit. Ook dit staat in de 5e aanjager beschreven. Het achterhouden van informatie ofwel, het censureren van informatie is not done. Censureren van informatie kan om diverse redenen maar censuur heeft vooral tot doel de status quo te handhaven om de ontwikkeling van een maatschappij of een afwijkende mening van een individu of een groep mensen, te onderdrukken.

Censureren kan op alle lagen in een organisatie plaats hebben. Het achterhouden van storingsdata van een specifiek type pomp tot het verzwijgen of manipuleren van een betere keuzevariant die niet in de smaak valt bij de indiener van de keuze. De keuzes die daaruit voortkomen lijken dan wel democratisch, maar niet “Deep” en is dus per definitie een besluit van mindere kwaliteit. Daarnaast kan censureren worden opgevat als een denigrerend signaal. Het (gedeeltelijk) ontzien van informatie aan een besluitvormer komt voort uit een gebrek aan vertrouwen over de oordeelsvorming van de besluitvormer.

Vrije mening

Zoals de Waard is, vertrouwt hij zijn gasten. Censureren zegt daarmee eigenlijk meer over de dader dan over het slachtoffer. Censuur kan worden onderscheiden in preventieve censuur, waarbij toestemming nodig is voordat er gepubliceerd mag worden, en repressieve censuur, waarbij na publicatie een verbod of andere maatregelen tegen de publicatie worden getroffen.

Censuur kan enerzijds gebruikt worden om te voorkomen dat de macht van een bepaalde instantie wordt ondermijnd, maar anderzijds ook met het idee de burger te beschermen. Dit laatste argument is in de geschiedenis vaak door overheden misbruikt als rookgordijn voor het eerste. Ook nu vind veel internetcensuur plaats op afwijkende Corona berichtgeving. Hoewel preventieve censuur per wet is verboden (artikel 7 van de grondwet) als onderdeel van de vrijheid van meningsuiting.

Fake news

De wereld is in de ban van Corona. De wildste theorieën waar Covid-19 vandaan komt circuleren over het internet. Variërend van een vleermuisvirus dat op een markt in Wuhan is overgeslagen op mensen tot het bewust vrijlaten van een virus gekweekt in een laboratorium in datzelfde Wuhan. Samenzweringstheorieën waarbij filantroop Bill Gates het virus heeft laten ontwikkelen om de wereld te voorzien van vaccins. 5G dat in verband wordt gebracht met Covid-19, etc.

Los van het oordeel of dit wel of geen “fake news” is, feit is wel dat veel Covid gerelateerde content continu wordt verwijderd van het internet als de bron niet officieel is. Dat dit leidt tot argwaan lijkt geen twijfel. Heel veel mensen kunnen geen vrede vinden in de officiële lezingen van overheden rondom Covid-19, en in de slipstream 5G. Deze mensen zijn geen ‘gekkies’ of complotaanhangers. Het op deze manier wegzetten, het belachelijk maken, is ook een manier van censureren.

“Blind belief in authority is the greatest enemy of truth”

Albert Einstein

Jammer, want kritische vragen en beschouwingen zijn en blijven nodig. Al is het maar om te komen tot betere besluiten, die transparant en onweerlegbaar zijn. Besluiten waar bestuurders zich goed bij voelen, ook op de langere termijn!

Betere besluiten als alle zienswijzen worden erkend
Geplaatst op

Tien aanjagers: de grote transitie

Veel organisaties willen assetmanagement implementeren. Echter de impact die dat besluit met zich meebrengt is meestal niet in beeld. Assetmanagement werkbaar maken behelst een organisatorische verandering. De zevende aanjager gaat daarom over de grote transitie. Het gaat namelijk wel eens mis.

Professionaliseren

Hoe vaak en hoe diep heb je de afgelopen tijd moeten zuchten over de barrières waar je tegenaan liep? Je probeert alleen maar te doen wat je gevraagd is: assetmanagement verder brengen in de organisatie. Waarom voelt het dan alsof je er alleen voor staat?

Of…

Je bent al een tijd bezig om assetmanagement handen en voeten te geven. Er worden risicosessies georganiseerd die resultaten opleveren. Medewerkers geven support en denken mee, maar het midden management beweegt niet zo snel. Er zijn meerdere thema’s die aandacht vragen. Je loopt voor de troepen uit en moet regelmatig omkijken of iedereen nog is aangehaakt. Totdat het hoger management de resultaten ziet. Hieruit blijkt ondubbelzinnig welke investeringen (nog) wel en niet (meer) nodig zijn, maar ook wat deze opleveren, uitgedrukt in verschillende waarden. Het geeft inzicht in de risicopositie en het weerstandsvermogen. Dan volgt snel het besluit om assetmanagement volledig in te voeren. De rollen worden benoemd. Wat volgt is een periode van profileren (de assetmanager rol is erg in trek, zonder nog te weten wat deze rol inhoudt) en heel veel wensen en eisen en vooral chaos. Gefeliciteerd, je bent goed bezig!

“Tastbare resultaten zijn de hefboom voor verdere professionalisering”

Leiderschap

Wanneer medewerkers de verantwoordelijkheid krijgen om assetmanagement verder te brengen in een organisatie doen ze dat graag. Als ze daar onvoldoende steun bij ontvangen – verantwoordelijkheid is iets anders dan bevoegdheid – is het een kwestie van tijd alvorens zij hun talenten bij een andere werkgever gaan inzetten.

Met veel durf en inzet zullen zij er alles aan doen om assetmanagement groot te maken in hun organisatie. Veel initiatieven worden opgestart en eerste inzichten zullen er vast komen. Hun leidinggevende steunt hen en stelt waar nodig budget beschikbaar. Een tekort aan leiderschap in het hoger management wordt zichtbaar door het ontbreken van o.a. het volgende:

Ontbreken van…
  • Het ontbreken van bedrijfswaarden. Grotere organisaties kunnen al jaren bezig zijn met assetmanagement maar iedere sector/dienst doet dat op de eigen manier. Wat ontbreekt zijn de overkoepelende waarden vertaald in een afwegingskader voor het maken van keuzes. Hoewel een zelfstandige sector dat heel goed geregeld kan hebben en exact snapt wat er nodig is om assetmanagement goed te laten werken is dat nog geen voorwaarde dat andere sectoren op eenzelfde manier tot besluitvorming komen. Er kunnen wel afwegingskaders zijn, maar die zijn vaak niet volledig in lijn met de bedrijfswaarden van de organisatie.
  • Het ontbreken van duidelijke processen en werkinstructies. Voor veel organisaties is assetmanagement nieuw. Naast een periode van pionieren en ervaring opdoen zijn de processen niet eenduidig vastgelegd. Dit veroorzaakt niet enkel verwarring maar zorgt ervoor dat op meerdere plekken in eenzelfde organisatie het wiel opnieuw wordt uitgevonden en er meerdere manieren van werken bestaan voor dezelfde (niet beschreven) processen.
  • In veel organisaties is assetmanagement, door gebrek aan tijd, iets wat je erbij doet. Zeker in organisaties met veel beleidsvelden zoals gemeenten. Assetmanagement kan je er niet bij doen. Het is een uitgangspunt dat zich laat zien in al het handelen. Men zou zich heel goed moeten afvragen of men assetmanagement wil toepassen in de organisatie. De “waarom” vraag zou helder en eenduidig moeten zijn maar zeker ook het commitment aan de consequenties die dit besluit met zich meebrengt. De antwoorden hierop is terug te vinden in een Strategisch Assetmanagement Plan dat de kaders en consequenties beschrijft gebaseerd op deze “waarom.”

Assetmanagement werkbaar maken vraagt om leiderschap. En begrip van wat dit betekend.

Transitie

Transities in organisaties worden mooi uitgelegd door William Bridges. Hij maakt een onderscheid tussen verandering en transitie. Verandering vindt plaats in een bepaalde situatie en daarmee is het een gebeurtenis. Transitie gaat over de psyche en volgt een proces van 3 fasen dat mensen doormaken bij het eigen maken van de nieuwe situatie.

Voelen

Elke fase is anders en vraagt om een eigen aanpak. Het invoeren van assetmanagement heeft een heel duidelijk doel nodig. Dit doel is anders dan de huidige koers. En van de huidige koers ga je afscheid nemen. Dit doet pijn, er moet iets worden losgelaten.

Een reden kan zijn om besluiten meer te structureren en keuzes transparant te maken. Voorheen konden afdelingen naar eigen inzicht aangeven welke investeringen nodig waren. Degene die het hardste riep kreeg zijn zin. Dat gaf ook een zeker gevoel van zeggenschap. In de nieuwe situatie is dat voorbij en moet aantoonbaar gemaakt worden waarom iets wel of niet nodig is. Dat vraagt om een andere methodische manier van werken.

Het is nodig een goed verhaal te hebben waarom assetmanagement moet worden ingevoerd. “Begin with the end in mind” is niet voor niets de 2e “habit” die Stephen Covey ons heeft geleerd. Een goed verhaal moet je kunnen voelen. Niet iedereen kan echter een gevoel overbrengen. Voelen is een voorwaarde voor herkenning en geeft nut en daarmee de wil om bij te dragen aan de transitie.

Draai niet om de hete brij heen, maar wees duidelijk wat er anders moet en waarom. Dat is niet altijd leuk en aangenaam, maar medewerkers weten wel waar ze aan toe zijn. De manier waarop de boodschap wordt gebracht moet ook een beetje passen in de cultuur natuurlijk. In de ene provincie is dat wat directer dan in de andere.

Heftig

Dat medewerkers heftig kunnen reageren is een zekerheid. De reactie gaat misschien niet eens zozeer over het voornemen om assetmanagement te implementeren. Meer gaat het over de ervaringen uit het verleden van andere transities zoals bijvoorbeeld reorganisaties. Als deze ervaringen naar boven komen waarbij mensen weinig of geen erkenning hebben gekregen, geen afscheid konden nemen of dat er simpelweg geen ruimte was voor deze of andere vormen van rouw, weet je zeker dat ongerustheid, verwarring, etc. naar boven komt.

Ik heb voldoende medewerkers ontmoet die bij de kleinste verandering de spreekwoordelijke kont tegen de krib gooien. Tot huilen aan toe. In nagenoeg iedere organisatie kom je ze tegen. Ze hebben een enorm hart voor de zaak en horen bij de generatie van 30+ dienstjaren. Niet zelden worden zij als lastig weggezet en genegeerd. Precies zoals hierboven beschreven en dat terwijl zij de belangrijkste kennisdragers zijn in de organisatie.

Geef ruimte aan alles wat er is. Wuif ongemak niet weg want gedoe komt er toch. Beweeg mee en houd koers. En doe het nu beter dan voorheen.

Aandacht

Kortom, ook al heb je een goed verhaal en geef je ruimte aan de emoties die de transitie met zich meebrengt, het gevaar ligt continu op de loer. Angst, twijfel, eenzaamheid en het weglopen van verantwoordelijkheden zal zich laten zien. Juist door al deze reacties is aandacht van levensbelang. Door ervaringen te (laten) delen, medewerkers te betrekken bij de ontwikkelingen en het vieren van successen.

Met name nieuw en gewenst gedrag dient beloont te worden. Er ontstaat ruimte voor creativiteit en het ontwikkelen van nieuwe dingen. Bevorder dit en blijf dit begeleiden, ook als het een keer misgaat. Of eigenlijk, juist als het misgaat.

Je kunt medewerkers ondersteunen in het ontwikkelen van nieuwe tools en werkwijzen door nieuwe kennis en vaardigheden aan te bieden. Een assetmanagement training bijvoorbeeld. Of het train de trainer principe toepassen om bijvoorbeeld zelf risicosessies te kunnen faciliteren. Je kan zelf het wiel uitvinden, maar dan vallen er mogelijk ook gaten – die voorkomen hadden kunnen worden – en de nodig tijd kosten om te dichten.

Al met al is er veel nodig om assetmanagement te implementeren en leiderschap is essentieel in die transitie. Samengevat in een bekend (en aangevuld) model ziet dat er als volgt uit.

Gebaseerd op het basismodel van Knoster
Communiceer

Wat je ook doet in welke fase, blijf helder communiceren. Het wordt niet alleen gewaardeerd, het zorgt ook voor duidelijkheid. Niet iedereen zal aangehaakt blijven, maar door tijdig en volledig te communiceren neem je wel zoveel mogelijk mensen mee. Voor een transitie wel zo prettig!

Geplaatst op

Tien aanjagers: manifest van waarden!

De zesde aanjager gaat over waarden. Welke waarden zijn echt belangrijk? Omdat deze dialoog nu juist op nationaal niveau plaatsvindt maken we een zijsprong. Met een manifest van waarden!

Waarden

Assetmanagement gaat over het maken van keuzes. Wat een keuze beter of slechter maakt is afhankelijk van wat een organisatie belangrijk vindt. Wat belangrijk is, is een waarde. En zo heeft iedere organisatie zijn eigen set aan belangrijke waarden. Welke waarden belangrijk zijn wordt mede bepaald door de branche waartoe een organisatie behoord. Voor een drinkwaterbedrijf is leveringszekerheid een belangrijke waarde en voor een waterschap droge voeten. Dergelijke waarden worden ook wel bedrijfswaarden of organisatiewaarden genoemd.

Voorwaarde

Elke bedrijfswaarde heeft een doel en een succesfactor. De bedrijfswaarden kunnen samen in een afwegingskader worden gezet waarin ze ten opzichte van elkaar kunnen worden gewogen. Dit afwegingskader vormt de basis van alle assetmanagement besluiten. Zonder dit afwegingskader is assetmanagement in principe niet mogelijk.

Door mogelijke gebeurtenissen en de effecten hiervan te projecteren op deze bedrijfswaarden kan een uitspraak gedaan worden of een gebeurtenis ongewenst is en waarvoor maatregelen genomen moeten worden. Daarmee wordt het afwegingskader eigenlijk een risicomatrix, met daarin opgenomen kans, effect en de afweging tussen de bedrijfswaarden. Hoe dit werkt, hebben we in de vorige aanjager kunnen lezen.

Voor we verder gaan, eerst een stap terug in de tijd.

Terug in de tijd

In 2019 (januari en april) zijn twee artikelen verschenen over een assetmanagement gedachten experiment. De één ging over de klimaatdoelen en de andere over het basisinkomen. Voor beide experimenten is uitgegaan van dezelfde set aan maatschappelijke waarden. Deze set aan waarden is relevanter dan ooit in de dialoog over het opnieuw opstarten van een samenleving die op dit moment onder “curatele” staat door opgelegde beperkende maatregelen en vrijheid.

Maatschappelijke waarden

Kiest de overheid na Corona om hoofdzakelijk door te gaan op de oude voet? Of kiest de overheid voor een andere vormgeving van de samenleving door te introduceren en te leven naar wat de bevolking echt belangrijk vind? De kans op de laatste variant is niet zo groot. Dit vraagt immers om nieuwe politiek met een andere kijk op de wereld en op de mens. Het is twijfelachtig of de huidige politiek hiertoe in staat is. Gemaakte keuzes in het verleden bieden echter geen garanties voor de toekomst. Vanuit deze hoop ontstaat een derde gedachten-experiment. Met als basis de set maatschappelijke waarden uit 2019.

Maatschappelijke waarden (wat vindt Nederland belangrijk?)
Manifest

Het experiment is een manifest bestaande uit maatregelen die doorgevoerd moeten worden om een op waarden gestoelde maatschappij vorm te geven. Een maatschappij waarbij niet het economisch belang en bedrijven voorop worden gesteld, maar inwoners. Mensen staan centraal waarbij gelijkheid wordt nagestreefd. Mensen maken een economie in plaats van andersom.

Manifest van waarden

Welke risico’s er worden weggenomen met dit manifest van waarden mag je zelf bepalen. Na zes aanjagers van assetmanagement en de twee artikelen waarnaar eerder is verwezen moet dat ondertussen wel lukken. Belangrijker is of je dit manifest onderschrijft als input voor een belangrijke maatschappelijke dialoog? Vul het aan en deel het met anderen als dat zo is.

Start

Maken we de sprong terug naar de eigen organisatie, dan kan het zijn dat het “manifest” van bedrijfswaarden nog niet expliciet is gemaakt. Dat wil overigens niet zeggen dat je niet kunt starten met assetmanagement. Er kan immers gebruik gemaakt worden van “best practices” in de branche. De besluiten zijn dan misschien nog niet volledig in lijn met wat de organisatie echt belangrijk vindt, de keuzes zijn echter wel gestoeld op dezelfde afweging binnen een gelijke context. Qua methodiek kan er dus al een flinke stap gezet worden. Risicomanagement is daarmee een belangrijke eerste stap. En dat mag ook in het manifest.